طراحی سامانه داشبورد مدیریتی با استفاده از شاخص های کلیدی عملکرد

تغییرات سریع فناوری، حوادث و بحران های غیرمنتظره، ناسازگاری ها و نیازهای‏فرآیندی، از یک سو؛ و تغییرات جمعیتی و رشد و توسعه‏ی دانش بشری، از سوی دیگر، اهمیت روز افزون مدیریت را رقم می‏زنند. مدیریت به عنوان بستری برای به وجود آمدن “آنچه مطلوب است” و یا “آنچه باید باشد”، زیر بنای هر گونه فعالیت سازمانی ‏است.

یکی از حیاتی ترین وظایف مدیریت، فرایند نظارت است که موجب تضمین بقای سازمان و اطلاع از کیفیت عملکرد  اجرای برنامه ها در واحد های منفرد و در مجموع در کل سازمان می گردد . اطلاعات حاصل از فرایند کنترل و نظارت علاوه بر ارائه دیدی کلی از سازمان به مدیر، بعنوان بازخورد موجب تصحیح و بهبود جریان عملیات و فعالیت های سازمان می گردد.

فعالیت های سازمانی، در چارچوب اهداف، خط مشی‏ها و برنامه‏ها محقق می شود و داشتن نظام دریافت اطلاعات و ارزیابی صحیح و کارا برای آگاهی از وضعیت موجود و مقایسه این وضعیت با برنامه ها و اهداف از پیش تعیین شده یکی از اساسی ترین نیازهای امروز مدیریت است.

یکی از راههای رفع این نیاز مدیران، استفاده از ابزاری مانند داشبوردهای مدیریتی است.

1-2  بیان مسئله

در راستای نظارت و ارزیابی سازمان همواره حجم انبوهی از داده ها و اطاعات مربوط به واحدهای وظیفه ای مختلف در قالب های گوناگون مانند گزارش ها، فایل های الکترونیکی، پایگاه های داده و غیره به دست می آید که این اطلاعات، معمولاً حجیم، بیش از اندازه زیاد و دارای پراکندگی و تنوع  هستند (سر ریز اطلاعاتی). این تعدد اقلام اطلاعاتی و پیچیدگی ترکیب آنها کار یک مدیر برای کشف، تحلیل عمیق، ایجاد گزارشات جدید و نهایتاً انجام مهم ترین وظیفه یک مدیر، یعنی  تصمیم گیری را مشکل می کند.

در سازمان ها با توجه به حجم داده های پراکنده، تصمیم گیری به این آسانی امکان پذیر نیست. برای تصمیم گیران سازمان، مقدار داده ای که باید در روز کاری مشاهده و تحلیل شود، بسیار چالش بر انگیز است. با باز شدن درهای  سازمان ها بر تعداد بی شمار مشتریان، شرکا و عرضه کنندگان، سازمان ها دیگر قادر به مدیریت با اطلاعات کم و ناقص نیستند. حجم وسیع اطلاعات و توزیع آن از طریق پخش گزارش های معمول دیگر پاسخ گوی نیاز سازمان ها نخواهد بود، چرا که این گزارش ها غالبا ایستا هستند و با توجه به ایستایی و حجم بسیار، باعث سردرگمی می شوند. بنابراین فرصت ها و تهدیدها نادیده گرفته شده یا بسیار دیر کشف می شوند و این موضوع باعث می شود که سازمان نتواند به حرکت سریع خود ادامه دهد.

راه حل این مشکل استفاده از داشبوردهای مدیریتی است که با انتخاب چند شاخص کلیدی اطلاعات پیچیده را در قالب نمودار و گراف به شکلی ساده و قابل فهم ارائه می کند.

شاخص های عملکردی کلیدی، معیارهای اندازه گیری مالی و غیر مالی هستند که به منظور تعیین کیفیت، نیل به اهداف و انعکاس عملکرد استراتژیک یک سازمان به کار برده می شوند. این شاخص ها به منظور ارزیابی موقعیت کنونی شرکت و تعیین راهکارهای مناسب برای هوشمند کردن کسب و کار استفاده می شوند.

داشبوردهای مدیریتی، سیستم های نرم افزاری هوش تجاری (BI) نوینی هستند که  به سازمان ها در جهت غنی‏سازی اهداف با استفاده از اطلاعات وتجزیه و تحلیل  آنها کمک می‏کنند.

هدف استخراج شاخص های کلیدی عملکرد از میان انبوه شاخص های عملکردی سازمان، بر اساس نظر خبرگان و روش های علمی است و در نهایت، طراحی سامانه ای که قادر به دریافت، ذخیره سازی و نمایش خروجی این شاخص ها در محیطی گرافیکی و ساده تحت عنوان داشبورد باشد.

1-3 اهداف پژوهش

برخی اهداف این پژوهش عبارتند از:

1 –  تجزیه و تحلیل ساختار و جریان اطلاعاتی سازمان (مطالعه موردی شرکت داده پردازی فن آوا ارائه دهنده خدمات فناوری اطلاعات)

2 –  استخراج شاخص های حیاتی عملکرد سازمان که انحراف در عملکرد هر یک از آنها موجب خسارات جدی ویا عدم حصول نتیجه مطلوب می گردد.

3 – ارائه مدلی ترکیبی از ابزار تصمیم گیری برای استخراج شاخص های کلیدی عملکرد.

4 – نمایش وضعیت کل سازمان در یک نگاه.

5 – کمک به تصمیم گیری سریعتر و بهتر مدیران سازمان.

6 – دسترسی سریع به اطلاعات سازمان.

7 – ایجاد سامانه ای برای ذخیره سوابق عمکرد سازمان.

8 – ایجاد امکان مقایسه وضعیت فعلی شرکت با بازه های زمانی دلخواه در گذشته.

1-4  پرسش های پژوهش

    • یک چهارچوب مفهومی برای ایجاد یک سامانه مدیریت و نظارت سازمانی (داشبورد مدیریتی) باید دارای چه مؤلفه هایی باشد تا بتواند به گونه ای کاربردی به رفع نیازهای کاربران سازمان کمک کند؟.
    • سامانه مدیریت و نظارت سازمانی به چه میزان می تواند در اصلاح فرایندهای موجود واتخاذ تصمیمات جدید کارایی داشته باشد؟
    • مؤلفه های سازمانی تاثیر گذار بر کارایی داشبورد کدامند؟.